Kerangka Surat Bisnis Bahasa Inggris

21.14 Unknown 1 Comments





Bahasa Inggris bisnis 
(business letter and style of business letter)


Sebelum seseorang membuat surat bisnis bahasa Inggris, perlu kiranya dipahami terlebih dahulu bagaimana bentuk kerangka surat bisnis Bahasa Inggris yang sesungguhnya. Kerangka ini menggambarkan bagian-bagian surat yang harus dipelajari dan dipakai dalam penyusunan surat bisnis berbahasa Inggris nantinya. Jadi,tidak boleh asal-asalan penyusunannya karena pembuatan surat bisnis yang dibahas dalam bab ini adalah surat bisnis Inggris yang bersifat formal atau resmi. Oleh karena itu, cara menyusun surat bisnis Inggris harus mengikuti langkah-langkah yang benar, seperti yang akan diuraikan berikut ini.
Berikut ini adalah kerangka atau bagian-bagian surat bisnis Inggris yang disusun secara berurutan,dari urutan awal hingga urutan akhir. Dalam praktik,tidaksemua urutan atau bagiantersebutdiper-gunakan di dalam surat bisnis Inggris. Hanya yang wajib saja yang dipakai dalam penyusunan surat bisnis Inggris, sedangkan sisanya hanya sekali-sekali dipakai jika diperlukan.

Kerangka (theskeleton) surat bisnis Inggris secara lengkap terdiri dari bagian-bagian berikut ini:
  1. Kepala Surat (The Letter-Head)
  2. Tanggal Surat (The Letter-Date)
  3. Dasar Surat (The Reference)
  4. Alamat yang Dituju (The Inside Address)
  5. Khusus Ditujukan (The Attention)
  6. Perihal Surat (The Subject Matter)
  7. Salam Pembuka (The Salutation)
  8. Alinea Pembuka (The Opening Paragraph)
  9. Alinea Tengah/lsi (The Middle Paragraph)
  10. Alinea Penutup (The Closing Paragraph)
  11. Salam Penutup (The Conclusion)
  12. TandaTangan (TheSignature)
  13. Lampiran (The Enclosure)
  14. Tembusan (The Carbon Copy)
  15. Tembusan Rahasia (The Blind Carbon Copy)


1. Letter Head (Kop Surat)
Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :

 

2. Reference Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date. 

Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF

3. Date Line ( Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.

Contoh penulisan date menggunakan British Style

03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.


Contoh penulisan date menggunakan American Style

April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.


4. Inside Address
Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.



5. Attention Line
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.


6. Solutition (Salam Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.

 

Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style


7.Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.


Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.



8. Body Of Letter ( Isi Surat )
Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.


9. Complimentary Close ( Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.


10. Signature ( Tanda Tangan )
Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.


11. Enclosure ( Lampiran )
Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.


12. Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan


Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.

Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :

British style

08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

American style

September 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda
koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.


Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang dituju.

Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir

Body of the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.


Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.


Tujuan dari sebuah Business Letter
Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.

Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik
Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa memahaminya.

Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya denga point yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu.

Unsur penting yang lainnya adalah bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan bahkan jika itu adalah surat keluhan.

Beberapa contoh dari business letter atau surat bisnis bahasa inggris ini semoga dapat bernanfaat.

Check this out.


1. Contoh business letter (Block Format)

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Signature
Bob Powers
Accounts Receivable

2. Contoh Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely,
Signature
Bob,Powers

Accounts Receivable

3. Contoh Business Letter (Semi-block Format)

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Signature
Bob Powers
Accounts Receivable

4. Surat Undangan Meeting Perusahaan

Number: ...
It: Meeting Invitation
Attachment: -

To:
Brother Rahmat Haryadi
Personnel manager
PT Handoyo Group
in place of

Dear Sirs,

In connection with the execution of the event will be the anniversary of the company, we herewith invite all PT Handoyo Group Manager to attend a meeting of the preparatory meeting will be held on:

Day / Date: ....., ....., .....
Time: .......................
Place: .....................

Thus we convey this invitation, given the importance of this event then Mr / Ms please attend on time. For your kind attention, we thank you.

Sincerely,
Chairman of the Committee

Marlonto

Contoh Surat Konfirmasi Rapat Bahasa Inggris

Contoh 1 – Surat dari penerima undangan untuk mengkonfirmasi undangan rapat.


surat konfirmasi rapat bahasa inggris C1

Contoh 2 – Surat untuk mengkonfirmasi kembali mengenai undangan rapat.

surat konfirmasi rapat bahasa inggris C2

Contoh 3 – Surat meminta konfirmasi mengenai undangan rapat.

surat konfirmasi rapat bahasa inggris C3 

Sumber :
TurkiBlueDexter


1 komentar:

  1. kelinci99
    Togel Online Terpercaya Dan Games Laiinnya Live Casino.
    HOT PROMO NEW MEMBER FREECHIPS 5ribu !!
    NEXT DEPOSIT 50ribu FREECHIPS 5RB !!
    Ada Bagi2 Freechips Untuk New Member + Bonus Depositnya Loh ,
    Yuk Daftarkan Sekarang Mumpung Ada Freechips Setiap Harinya
    segera daftar dan bermain ya selain Togel ad juga Games Online Betting lain nya ,
    yang bisa di mainkan dgn 1 userid saja .
    yukk daftar di www.kelinci99.casino

    BalasHapus